Vấn đề quản lý thời gian luôn là một vấn đề nan giải với bất kỳ ai, trong chúng ta không phải ai cũng có thể sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành tốt mọi công việc.

Việc sắp xếp thời gian không hề dễ dàng một chút nào bởi mọi thứ trên thực tế thường dễ bị xáo trộn với nhau, gây cản trở khiến bạn không thể hoàn thành mục tiêu quan trọng. Với quy tắc 40-30-20-10 là một khuôn mẫu để giúp bạn phân bổ thời gian hợp lí.

Mỗi ngày chỉ có 24 giờ cho chúng ta có thể hoàn thành hết mọi công việc, vậy bạn phải làm sao để phân bổ thời gian cho hợp lý để vừa đảm bảo hoàn thành tốt công việc mà lại vẫn có thời gian để nghỉ ngơi đảm bảo sức khỏe.

Với quy tắc 40/30/20/10 chúng ta sẽ phân bố thời gian như sau:

40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu cầu hàng ngày

30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe

20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ

10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa…

Áp dụng quy tắc quản lý thời gian 40/30/20/10 cho công việc

40% thời gian vào những việc quan trọng nhất

30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai

20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba

10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại

Theo đó, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất mà rất hợp lí: tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này và dành chút thời gian làm những việc khác – nhưng không quá nhiều thời gian.
Ưu tiên làm lần lượt ba việc ưu tiên hàng đầu

Nhìn vào quy tắc 40/30/20/10 ta thấy rằng chúng ta nên sử dụng số thời gian gấp đôi để giải quyết vấn đề ưu tiên số một so với vấn đề ưu tiên số ba. Công việc ưu tiên hàng đầu của bạn sẽ có ảnh hưởng hơn rất nhiều so với những việc khác bạn làm. Thay đổi lối tư duy công việc quan trọng về mặt lý thuyết sang tư duy hoàn thành thực tế công việc bằng cách đầu tư thời gian dành cho nó, kết quả công việc của bạn sẽ hiệu quả hơn.
Nếu bạn dành 90% để thực hiện 3 công việc quan trọng nhất thì thời gian còn lại trong ngày chỉ là 10% để bạn có thể thực hiện những công việc ít quan trọng hơn, cần ít thời gian.

Đầu tiên, nó là 10%. Bạn khó có thể dành cả 100% thời gian làm các việc ưu tiên hàng đầu. Vì sao? Trong công việc, bạn luôn có một ai đó tương đối quan trọng với bạn (người trong hội đồng quản trị, một nhân viên đang bán hàng tốt nhất tháng này hay khách hàng ruột của bạn ghé thăm), những người mà bạn nghĩ bạn cần phải để ý xem họ đang quan tâm điều gì. Tất nhiên là bạn nên làm vậy. Hy vọng rằng những gì họ quan tâm là những điều bạn đã làm trong danh sách những việc ưu tiên hàng đầu trước đó. Nhưng nếu không phải vậy, thì bạn cần phải dành thời gian để đáp ứng nhu cầu của họ. Trong trường hợp, bạn không có ai phải chú ý quan tâm thì bạn có thể dành thời gian đó đọc quyển sách yêu thích, thư giãn hay làm một việc ngu ngốc như ngủ chẳng hạn.

Thứ hai, nó chỉ là 10%. Hãy thử nghĩ xem. Nếu bạn làm việc 10 giờ mỗi ngày, đó sẽ là 1 giờ. Điều đó có nghĩa là bạn phải giải quyết những việc ưu tiên từ số 4 đến 100… và tất cả những công việc hành chính hay những công việc gây xao lãng khác kết hợp lại chỉ trong một giờ mỗi ngày. Tất nhiên bạn vẫn có thể thể làm hết được những việc này nếu bạn
chọn áp dụng nghệ thuật giao việc. Và bạn nên làm vậy.